1) İlimiz genelindeki tüm okul ve kurumlarda DYS sisteminin kullanımını kolaylaştırmak, belirli standarta getirmek ve uygulama birliğini sağlamak amacı ile aşağıda belirtilen roller aracılığı ile kullanımı sağlanacaktır.

a. Yetkili Personel Genel Evrak : Okul / kurum adına evrakı karşılayan ve iç dağıtımını yapan roldür. Bu rol ile resmi yazışma yapılmayacaktır.

b. Birim Gelen Evrak Yetkilisi : Okul / kuruma gelen DYS dışındaki ıslak imzalı evrakları taramak sureti ile DYS sistemine aktaran roldür. Bu rol aracılığı ile resmi yazışma yapılmayacaktır.

c. Birim Giden Evrak Yetkilisi : Okul / kurumlarda DYS tarafından üretilen dijital evrakı, basılı hale çevirerek dağıtım notasına ulaştırmakla sorumlu olan roldür. Bu rol aracılığı ile resmi yazışma yapılmayacaktır.

d. DYS Yöneticisi : Okul / kurumlarda DYS sisteminde var olan roller ile kişileri ilişkilendiren roldür. Bu rol aracılığı ile resmi yazışma yapılmayacaktır.

e. Kullanıcı rolleri: Kişilerin unvanlarına karşılık gelen rollerdir.

2) İlk madde de belirtilen rollere okul / kurumlarda görevli personellerden kimlerin tanımlanacağı aşağıda belirtilen kurallar çerçevesinde yapılacaktır.

a. Kişiler öncelikle kendi unvanları karşılık gelen rollere tanımlama yapılacaktır. Genel idari hizmetler sınıfında bulunan personele, kadrosunun dışında bir unvan ile çalıştırılıyor ise, iç olur alınmak sureti ile DYS sistemine tanımlaması yapılacaktır. DYS görevi verilmeyecek personelin sisteme tanımlanmasına gerek yoktur.

b. DYS Yönetici Rolü : Okul ve kurumlarımızda aksine bir emir bulunmadığı takdirde DYS yöneticisi rolü ilçe okullarımız için İlçe Milli Eğitim Müdürlüklerinde görevlendirilen İlçe DYS Yöneticisi; merkez ilçe okul ve kurumlarımız için, bağlı bulunduğu şubede görevli DYS Yöneticisi rolü tanımlanmış personel ve Bilgi İşlem ve Eğitim Teknolojileri Şubesinde tanımlı İl DYS yöneticileri tarafından yürütülecektir.

c. Yetkili Personel Genel Evrak Rolü : Okul Müdürü

d. Birim Gelen Evrak Yetkilisi ve Birim Giden Evrak Yetkilisi Rolleri ;

i. Tek idareci bulunan okullarda ; okul müdürü;

ii. Bir müdür yardımcısı bulunan okullarda ; müdür yardımcısı;

iii. Müdür Başyardımcısı bulunan okullarda ; müdür başyardımcısı;

iv. Birden fazla müdür yardımcısı bulunan ve müdür başyardımcısı bulunmayan okullarda; okul müdürünün belirleyeceği müdür yardımcısı aracılığı ile yürütülecektir.

3) DYS sisteminde bir kişinin birden fazla rolü olabileceğinden dolayı yukarıdaki maddelerde belirtilen standart tanımlamaya ek olarak, okul müdürünün resmi yazı ile talep etmesi durumunda gerekli tanımlamalar yapılabilecektir.

4) DYS de tanımlama yapılacak kişinin Devlet Memuru statüsünde olması ve MEBBİS e‐personel modülünde kaydının bulunması gerekmektedir.

5) Bünyesinde birden fazla okul barındıran ve tek müdür kadrosu bulunan okullarda idari birim koduna göre ayrı ayrı tanımlama yapılacaktır.