DYS (DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ)NİN OKULLARDA YAYGINLAŞMA ÇALIŞMALARI
10.01.2017 13:33 4660
Bakanlığımız tarafından merkezi olarak yönetilen ve kullanılan Doküman Yönetim Sisteminin yaygınlaştırma çalışmaları ilgi emirler çerçevesinde yapılmıştır. Bu kapsamda Bakanlığımızın İlgi yazıları gereğince, İlimiz genelinde; türüne bakılmaksızın, tüm resmi okul ve kurumlarımızda 01 Mart 2017 tarihinden itibaren resmi yazışmaların tamamında Doküman Yönetim Sistemi kullanılacaktır. Belirtilen tarih itibari ile tüm resmi okul ve kurumlarımızda bulunan “Gelen Evrak” “Giden Evrak” ve diğer evrak kayıt defterleri; ilgili arşiv yönetmeliğine uygun olarak sonlandırılarak, arşive kaldırılacak ve bu tarihten itibaren aksini bildirir resmi yazı olmadığı sürece sadece Doküman Yönetim Sistemi üzerinden resmi yazışmalar yapılacaktır.
İl genelindeki tüm okul ve kurumlarımızda Doküman Yönetim Sistemine (DYS) geçişte uygulama birliğini sağlayabilmek amacı ile; sisteme erişim esasları, kullanılacak olan Nitelikli Elektronik Sertifikaların (NES) nasıl talep edileceği, kullanım ve yenileme işlemleri, rollerin tanımlanması ve belirlenmesi, kullanımda uyulması gereken usul ve esaslar belirlenmiş olup, Bakanlığımız ve diğer Bakanlıklar, Valilik veya Kaymakamlık Makamlarımızca belirlenmiş aksine bir genelge, yönetmelik, yönerge veya resmi emir olmadığı sürece geçerli olacak, belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde resmi yazışmalar yapılacaktır.
DYS (DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ)’NİN OKULLARDA YAYGINLAŞMA SÜRECİ
|
e-imza taleplerinin alınması, imzaların temin edilmesi |
Okul ve Kurumlarımız sistem üzerinden e-imza başvurularını yapacaklar. İmzalanan başvuru formları İl DYS Yöneticisi Bilal DEMİRCİ´ye teslim edilecek. Gerekli işlemlerin sonunda TUBİTAK tarafından hazırlanacak e-imzalar kullanıcının belirttiği adrese kurye aracılığı ile teslim edilecektir. |
|
Devlet Teşkilatı Veri Tabanında kurum isim ve kodlarının kontrolü, eksik ve hatalı kayıtların düzeltilmesi/düzelttirilmesi |
İl DYS Yöneticileri tarafından yapılacaktır. |
|
DYS kurulumlarının yapılması |
Okul ve Kurumlarımız https://kirikkale.meb.gov.tr/ adresindeki dys menüsünden kurulum dosyalarını indirip kuracaklardır. |
|
DYS eğitim ortamında kurumların ve personelin eklenmesi ve görevlendirmelerin yapılması |
İl/İlçe DYS Yöneticileri tarafından yapılacaktır. |
|
Tarayıcı temin edilmesi (İhtiyaç var ise) |
Kurum kendi imkanlarıyla temin edecektir. |
|
DYS kullanıcı eğitimlerinin yapılması |
Yazışma yapacak tüm kullanıcılar 24 saatlik “Doküman Yönetim Sistemi Kullanıcı Uygulamalı Eğitim Kursu”na alınacaklardır. |
|
DYS gerçek ortamında kurumların ve personelin eklenmesi ve görevlendirmelerin yapılması |
İl DYS Yöneticileri tarafından yapılacaktır. |
|
Kurum ip’lerine ilişkin gerekli düzenlemelerin/değişikliklerin yapılması |
İl DYS Yöneticileri tarafından yapılacaktır. |
|
Kurumların DYS erişimine ilişkin ip aralığı düzenlenmesi |
İl DYS Yöneticileri tarafından yapılacaktır |
|
Devlet Teşkilatı Veri Tabanına göre DYS kayıtlarının güncellenmesi |
İl DYS Yöneticileri tarafından yapılacaktır. |
|
Son kontroller ve eksikliklerin giderilmesi |
|
|
1.Mart itibariyle bütün çalışmaların tamamlanarak İl genelinde tüm resmi okul ve kurumlarda DYS’ye geçişinin gerçekleştirilmesi |
|
